Traiter une demande exceptionnelle

Vérification préalable

• Demande exceptionnelle reçue dans « To Do »
• Item demande exceptionnelle « en attente »
• Documentation de la demande disponible
• Magistrat assignable pour évaluation

Procédure

A. Actions de la greffe

1. Consulter le « To Do » pour identifier l'item demande exceptionnelle
2. L'item demande exceptionnelle apparaît automatiquement
3. Cliquer sur « Transmettre »
   • L'item demande passe en mauve
   • Un item projet apparaît automatiquement en bleu
4. Dans l'item projet, cliquer sur la liste déroulante « Assigner à »
5. Sélectionner le magistrat
6. Cliquer sur « Attribuer à »

B. Actions du magistrat (évaluation)

1. Consulter le « To Do » pour l'item projet
2. Examiner la demande exceptionnelle et sa justification
3. Évaluer si une audience est nécessaire ou si ordonnance d'office
4. Cliquer sur « Modifier cet article » pour ajouter instructions
5. Donner les instructions claires au greffier (audience ou ordonnance)
6. Cliquer sur la liste déroulante « Assigner à »
7. Sélectionner le greffier
8. Cliquer sur « Transmettre »

C. Actions du greffier (préparation audience ou ordonnance)

1. Consulter le « To Do » pour l'item projet
2. Lire les instructions du magistrat
3. Option A — Audience : Fixer la date, l'heure et le lieu de l'audience
4. Option B — Ordonnance d'office : Préparer le projet d'ordonnance de remplacement
5. Documenter tous les détails dans l'item

D. Actions du greffier (après audience ou rédaction)

1. Après l'audience ou rédaction d'office de l'ordonnance
2. Télécharger le projet d'ordonnance dans l'item via « Ajouter un fichier »
3. Cliquer sur la liste déroulante « Assigner à »
4. Sélectionner le magistrat
5. Cliquer sur « Transmettre »

E. Actions du magistrat (finalisation)

1. Consulter le « To Do » pour l'item projet
2. Examiner le projet d'ordonnance de remplacement
3. Le finaliser (convertir en PDF si en Word)
4. Cliquer sur la liste déroulante « Assigner à »
5. Sélectionner le greffier
6. Cliquer sur « Transmettre » et signer numériquement
   • L'item projet passe en vert

F. Actions du greffier (retour et finalisation)

1. Consulter le « To Do » pour l'item projet signé
2. Ouvrir l'item projet
3. Cliquer sur « Transmettre » et signer numériquement
   • L'item projet passe en mauve
   • Un item « définitif » est créé automatiquement
4. Consulter le « To Do » pour l'item définitif
5. Charger l'ordonnance signée et datée via « Ajouter un fichier »
6. Cliquer sur « Transmettre »
   • L'item définitif passe en mauve
   • L'ordonnance devient publique

G. Notification et envoi

1. Dans l'item chronologie, cliquer sur « Modèle de documents »
2. Sélectionner « Générer les documents types et les ajouter »
3. Imprimer les notifications de décision exceptionnelle
4. Envoyer par courrier à toutes les parties

Points d'attention

• Clarté des instructions : Le magistrat doit préciser audience ou ordonnance d'office
• Audience officielle : Si audience, assurer tous les frais et convocations
• Ordonnance d'office : Si sans audience, justification formelle nécessaire
• Conversion PDF : Si ordonnance en Word, conversion obligatoire avant signature
• Datation stricte : L'ordonnance datée du jour de signature magistrat
• Suivi du flux : Chaque changement de couleur indique progression dans le traitement
• Documentation complète : Tous les documents justificatifs archivés