Publipostage van gerechtelijke brieven

Greffier ⏱ Geschatte tijd : 20 min F7
Dit is een privé-initiatief van praktijkmensen — geen officiële positie van de FOD Justitie of enige rechtbank. Elke jurisdictie blijft soeverein in haar organisatie.

Vereisten

  • Toegang tot de gedeelde JUSTRESTART-map
  • Word- en Excel-bestanden aanwezig en toegankelijk
  • Microsoft Word en Excel geïnstalleerd
  • Partijgegevens (schuldeisers) beschikbaar

Procedure

A. Initiële configuratie (slechts eenmaal per computer)
  1. Open het Word-sjabloon « PJ publipostage.docx » vanuit de gedeelde JUSTRESTART-map.
  2. Klik op het tabblad « Publipostage » in het lint.
  3. Klik op « Démarrer la fusion et le publipostage » → « Assistant Fusion et publipostage pas à pas ».
  4. Stap 1: « Lettres » geselecteerd → klik op « Suivante : Document de base ».
  5. Stap 2: « Utiliser le document actuel » geselecteerd → klik op « Suivante : sélection des destinataires ».
  6. Stap 3: « Utilisation d'une liste existante » aangevinkt → klik op « Parcourir ».
  7. Navigeer naar het Excel-bestand « Plis judiciaires.xlsx » in dezelfde map.
  8. Klik op « Ouvrir ».
  9. Selecteer de gegevenstabel.
  10. Klik op « OK » → « OK ».
  11. Stap 4: klik op « Suivante : écriture de votre lettre » (niets aan te passen).
  12. Stap 5: klik op « Suivante : aperçu de vos lettres » (niets aan te passen).
  13. Stap 6: « Suivante : fin de la fusion » — samenvoegen tussen bestanden is nu voltooid.
  14. Deze configuratie hoeft slechts eenmaal per computer te worden uitgevoerd.
B. Gegevens voor een dossier invoeren
  1. Open het Excel-bestand « Plis judiciaires.xlsx » vanuit de JUSTRESTART-map.
  2. Voer schuldeisergegevens in: Titel, Naam/Voornaam, Adres, nr., Doos, Postcode, Plaats, Nr. rol, Artikel.
  3. De kolom Artikel bevat het artikelnummer van de uitspraak dat op de gerechtelijke brief moet worden vermeld.
  4. Sla het Excel-bestand op en sluit het.
C. Brieven genereren en afdrukken
  1. Open het Word-sjabloon « PJ publipostage.docx ».
  2. Het systeem vraagt of u wilt doorgaan (SQL-query) → klik op « Oui ».
  3. Het document opent en geeft de ingevulde gegevens van de eerste schuldeiser weer.
  4. Gebruik de pijlen op het tabblad « Publipostage » om tussen ontvangers te navigeren en gegevens te controleren.
  5. Klik op « Terminer et fusionner » → « Imprimer les documents ».
  6. Selecteer « Tous » → « OK » — alle gerechtelijke brieven worden in één keer afgedrukt.

Aandachtspunten

  • Unieke configuratie : de Word-Excel-koppeling hoeft slechts eenmaal per computer te worden ingesteld.
  • Gedeelde bestanden : beide bestanden (PJ publipostage.docx en Plis judiciaires.xlsx) bevinden zich in een gedeelde map die door de griffier-chef is aangewezen.
  • Excel voor Word : het Excel-bestand altijd bijwerken en opslaan VOORDAT u het Word-sjabloon opent.
  • Gegevensverificatie : controleer het voorbeeld door tussen ontvangers te navigeren voordat u afdrukt.
  • SQL-query : het vervolgbericht is normaal, klik op « Oui » om door te gaan.

Gerelateerde fiches

Verwante fiches